Digitalizacja zbiorów w firmie – czy warto?

Każdy przedsiębiorca pragnie jak najefektywniej rozwijać swoją firmę – aby było to możliwe, do Twojej dyspozycji jest wiele nowoczesnych rozwiązań, które znacznie usprawnią codzienne działania. Jednym z takich rozwiązań, które w ostatnich latach cieszy się największą popularnością wśród właścicieli firm jest digitalizacja zbiorów w firmie. W tym artykule dowiesz się czym jest i czy rzeczywiście warto z niej skorzystać!

Digitalizacja zbiorów, czyli korzystaj z dokumentów w wersji elektronicznej

Papierowy obieg dokumentów w firmie to w XXI wieku przeżytek i bardzo duży kłopot dla każdego przedsiębiorstwa. Niezbędne jest wydzielenie miejsca do ich przechowywania (co jest obowiązkiem firm, nawet na przestrzeni kilkudziesięciu lat!), a dostęp do informacji jest znacznie utrudniony. Dlatego też odpowiedzią na potrzeby przedsiębiorców jest digitalizacja zbiorów, a mówiąc prościej – skanowanie dokumentów, w tym różnego rodzaju:

• faktur,
• umów,
• pism,
• akt pracowników,
• innych – w tym książek, zdjęć czy map.

Wszystko to sprawi, że firmowa dokumentacja znajdzie się w systemie informatycznym firmy i będzie łatwo dostępna – wszelkiego rodzaju informacje znajdziesz dzięki wyszukiwarce, co pozwoli na znaczne usprawnienie codziennych działań. Nie musisz przedzierać się przez stosy akt, aby znaleźć konkretne informacje i masz możliwość efektywniejszego wykonywania codziennych zadań.

To jednak nie wszystkie korzyści, jakie przyniesie Ci digitalizacja zbiorów. Do tych najważniejszych zaliczamy:

• lepsze i efektywniejsze działania, wynikające m.in. z tego, że na jednym dokumencie może pracować jednocześnie większa liczba pracowników, a dzięki pozostawianym notatkom, znacznie usprawniony zostaje obieg informacji w firmie,
• zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów – dzięki temu, że są dostępne w wersji elektronicznej, nie ma ryzyka tego, że któreś z nich zgubią się albo zostaną zniszczone,
• znacznie lepsza ochrona firmowych danych – zarówno tych, które nie mogą dostać się w ręce niepowołanych osób (dokumenty niejawne), jak również danych pracowników, które podlegają RODO,
• oszczędność czasu i pieniędzy – związania zarówno z prowadzeniem firmowego archiwum i przechowywaniem danych, jak również codziennymi działaniami w firmie.

Jak więc widać, digitalizacja dokumentów to bardzo dobry pomysł, który jest dostępny dla wszystkich przedsiębiorców – nie zależnie od tego, jaki rodzaj działalności prowadzą i jak dużą liczbę dokumentacji posiadają. Aby móc cieszyć się wszystkimi korzyściami, wystarczy znaleźć odpowiednią firmę, która zadba o kompleksową obsługę Twojego przedsiębiorstwa.

Jak znaleźć firmę, oferującą digitalizację zbiorów?

Jeżeli chcesz zostać obsłużony w sposób profesjonalny i kompleksowy, powinieneś przede wszystkim zwrócić uwagę na kwalifikacje i doświadczenie specjalistów, a także to, z jakich technologii oraz systemów informatycznych korzystają. Wszystko to będzie miało znaczący wpływ na skuteczność digitalizacji zbiorów i ujednolicenie procesów w firmie. Dokładnie zapoznaj się więc z ofertą danej firmy i porównaj ją do innych – również pod kątem zakresu świadczonych usług.

Oczywiście musisz wiedzieć w jaki sposób zweryfikować profesjonalizm i jakość świadczonych usług. W tej kwestii najlepszym rozwiązaniem będzie zapoznanie się z opiniami dotychczasowych klientów danej firmy – warto przede wszystkim zwrócić uwagę na obiektywne oceny i recenzje, które pomogą Ci wybrać najlepszych specjalistów. I unowocześnić swoją firmę.